Arkiston järjestämisohjeet

Asiakirjojen järjestyksessä pitäminen säästää tilaa, aikaa ja lopulta myös rahaa. Järjestys määrittyy yhdistyksen rakenteen mukaan, sillä eri yhdistyksissä syntyy osin erilaisia asiakirjoja, koska toiminta on erilaista. Urheilumuseo tarjoaa maksullisena palveluna tiedonhallintasuunnitelman laatimista, jolloin saadaan aikaan konkreettinen käsikirja toimistotyöhön asiakirjojen säilytystavoista ja -paikoista.

Järjestö voi laatia arkiston rakenteen myös itsenäisesti tai noudattaa esimerkiksi urheilujärjestön arkistokaavaa (esimerkki-pdf).

1. Inventointi

Ennen sekaisin olevan arkiston järjestämistä on tärkeää hahmottaa mitä asiakirjoja on olemassa missäkin. Tavoitteena on aluksi löytää esimerkiksi kaikki tietyn aikavälin hallituksen pöytäkirjat ja vuosikokouspöytäkirjat. Niitä voi olla toimistotilan ja varaston ohella esimerkiksi vanhoilla luottamushenkilöillä.

2. Ryhmittely

Asiakirjat jaotellaan sarjoihin arkistokaavan tai muun päätetyn luettelon mukaan. Tässä vaiheessa on samalla helppoa puhdistaa asiakirjat muovitaskuista, klemmareista ja mahdollisista muista roskista.

3. Järjestäminen

Kun aineistot on ryhmitelty sarjoihin, tulee asiakirjat järjestää sarja kerrallaan oikeaan järjestykseen. Yleensä aikajärjestys on toimivin. Helpointa on laittaa vanhin alle ja uusin päälle, mutta suunnalla ei sinällään ole suurempaa merkitystä. Yhtä asiakirjaa tarvitaan vain yksi kappale - kopiot kuuluvat paperinkeräykseen. Säilytä mieluiten alkuperäinen kappale liitteineen, mutta voit valita huonokuntoisen tilalle paremman kopion. Säilytä myös asiakirjojen, erityisesti pöytäkirjojen liitteet.

4. Kun sarja on järjestyksessä, voit suojata sen. Sarja jaotellaan esimerkiksi vuosittaisiin nippuihin, jotka laitetaan nipun paksuudesta riippuen taitetun suojalehden sisään (esim. puhdas A3-kokoinen toimistokelpoinen paperi) tai arkistohaarukkaan, jolloin nipun alle ja päälle laitetaan puhdas A4-koon paperi suojalehdeksi. Suojalehteen kirjoitetaan lyijykynällä järjestön nimi, asiakirjasarjan nimi, asiakirjojen rajavuodet eli esimerkiksi "Hippaliitto, hallituksen pöytäkirjat, 2001–2002".

5. Lopuksi aineisto koteloidaan sarjoittain arkistokelpoisiin koteloihin. Niitä voi tilata esimerkiksi täältä. Kotelot ovat umpinaisia ja hitaasti happanevasta materiaalista valmistettuja, jolloin ne suojaavat paperia happamoitumiselta, pölyltä ja osin kosteuden- ja lämpötilanvaihteluilta. Koteloihin asetetaan asiakirjanippuja sopiva määrä. Käytännössä 6 ja 8 cm paksuiset kotelot ovat käytännöllisimmät koot. Kotelo tulee olla täynnä (ei tyhjää tilaa, ei saa pursota). Oikein käytettynä kotelot säästävät 30–50 % tilaa verrattuna toimistokansioihin.

Kotelon selkämykseen kirjoitetaan noin 10 cm yläreunasta järjestön nimi ja noin 10 cm alareunasta sen sisältämän asiakirjasarjan nimi. Alareunaan kirjoitetaan kotelon sisältämän aineiston rajavuodet. Kotelot avautuvat kirjan tapaan. On tärkeää, että koteloa käytetään oikein päin ja että koteloihin kirjoitettavat tiedot ovat vakiokorkeudella.

Lopulta aineisto on järjestyksessä ja koteloissa. Uusimmat asiakirjat kannattaa jättää vajaisiin koteloihin toimistotilaan, jolloin koteloita on helppo täydentää vuoden lopulla uusimmilla asiakirjoilla valmiin mallin mukaisesti. Näin toimistotyö helpottuu, kun voi vain katsoa, miten aineisto on aiemmin laitettu ja minne mikäkin asiakirja kuuluu. Täydet kotelot tulee siirtää yhdistyksen arkistotilaan, josta ne siirretään noin 10 vuoden välein päätearkistoon, kuten Urheilumuseon arkistoon.

Urheiluyhdistyksen pysyvästi säilytettävät asiakirjat 

  • pöytäkirjat liitteineen
  • toiminta- ja vuosikertomukset
  • lähteneet kirjeet ja tiedotteet (kirjeistöstä vain oleellinen)
  • saapuneet kirjeet (toimenpiteitä aiheuttaneet)
  • talouteen liittyvät asiakirjat (sopimuksen mukaan, ei tilitositteita vuoden 1920 jälkeen)
  • henkilö-, tulos- ja muut luettelot
  • kilpailu- ja juhla-aineistot
  • koulutusaineistot
  • säännöt ja yhdistysrekisteriasiakirjat
  • organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
  • valokuvat
  • julisteet, kartat ja piirustukset
  • itse tuotetut painotuotteet (historiikit, vuosikirjat, kalenterit, lehdet, mainokset, esitteet…)
  • muut itse tuotetut tai kokoamat aineistot (esim. vanhat tai poikkeukselliset lehtileikekokoelmat)